五菱集团OA系统项目案例
一、项目背景
1.1 关于五菱
柳州五菱汽车有限责任公司（简称五菱集团）成立于1996 年，是广西自治区政府授权经营的大型国有独资企业，主营业务为生产和销售微型汽车零部件、发动机和专用车。五菱集团是中国制造业企业500强、全国大型工业企业500强和信息化企业500 强之一，2005年荣获“全国文明单位”的称号。自1958年建厂，五菱经历了从船用柴油机到拖拉机、从拖拉机到微型汽车、从国有独资到中外合作三次转型；2002年，通过资产重组和深化改革，五菱集团实现了与上汽集团、美国通用公司的“三方合作”，成立了上汽通用五菱汽车股份有限公司，促进了五菱微车“十五”期间的飞速发展。三方合作使一个五菱变成有产品纽带、产权纽带和文化纽带相联系的两个五菱。
1.2 企业管理需求
在制造行业激烈竞争的大环境下，五菱集团在近些年一直非常重视信息化建设，从硬件、网络的覆盖等基础建设，到旗下各个子公司对各种软件产品的购买以及信息管理软件系统定制开发搭建，都取得相当的成就。
首先，在硬件、网络的建设上，每年均耗费重金用于购买服务器、工作站以及网络安全设备，并规划、建设了千兆光纤主干局域网络，覆盖方圆5平方公里，上千个网络节点，并与互联网安全互通到集团旗下各个公司，这些硬件设施既保证了子公司内部局域网络的运转，又保障了集团公司间信息流通时高速、稳定、安全。
其次，在软件信息系统的搭建方面，五菱集团旗下的子公司也根据企业自身的需求购买、合作开发相关的信息管理系统，通过这一系列的软件系统来满足企业内部的需求。
五菱集团在信息化建设发展过程中，一系列的信息系统提高了企业的信息化水平，很大程度上提升了企业的竞争力。同时也面临国内同行业一样的困境：
信息系统更新滞后
业务管理流程不规范、不科学
信息流通缓慢
资源整合成本过高续还需要大量RP
基于以上的原因，五菱集团希望在现有的信息化基础上，搭建起一个支持多组织、集团化应用模式的OA系统，以建立高质量、高效率的信息交流环境。实现跨组织、跨地域、高效快捷的工作沟通和信息共享，提高企业团队协作能力和工作效率，采用数字化流转方式促进无纸化办公，节约资源，降低办公成本。从而提高企业的核心竞争力。
二、产品选型
根据集团现状的管理需求，五菱集团于2005年底开始面向全国招标选型，选择一个能够满足企业目前需求的协同办公系统。
在长达8个月之久的选型期，五菱集团OA选型专家组对国内多家OA软件产品进行评审，通过组织供应商派遣专家现场演示来对其产品的技术评分，还对软件供应商实地考察等多方位的考核，不仅要求产品功能满足集团的需求，更为注重的是供应商的设计理念、服务宗旨等综合实力；在众多OA供应商的竞争中，中远景提出“以知识管理为核心，以工作流为主线，协同多人、多资源完成管理事务”的解决方案，因此深得专家组赞赏好评。源于中远景FIOA平台的性能优异、功能强大，以及中远景提供行业解决方案和完善的配套服务，五菱集团最终选择中远景FIOA，与中远景携手合作，致力打造一个跨地域、支持集中与分布式相结合的集团管理模式办公平台。
中远景提出服务方案简述如下：
Ø 咨询先行、长远规划
Ø 合理投资、分步实施
Ø 贴身教学、细化培训
Ø 快速响应、专业服务
三、项目实施
3.1项目启动
项目于2006年8月28日开始启动，中远景、技术中心以及五菱联发公司成立了由三方专家组成的项目实施小组，并确定小组成员的分工和职责。
3.2项目调研
项目小组对公司本部技术中心及五菱联发公司进行了为期26天的项目调研，项目小组对企业的各部门进行走访，收集了决策层、各个职能部门领导、业务主管等各方面的意见，分析确定了系统的实施以及管理改进的关键点，然后通过对实际工作业务进行深层次的调研，最终确定了本次项目的建设目标、后期建设的规划和系统总体功能的规划，以及本次项目的实施计划。
3.3功能规划
基于公司本部技术中心以及五菱联发公司内部的需求，中远景专家顾问组对这两家企业的业务流程和所有相关的管理制度进行了全面的研究，同时与客户专家组、高层领导多次的协商、讨论，最终制定出系统的功能模块。
3.3.1工作流程管理
工作流程管理主要应用于五菱集团技术中心、五菱联发公司与青岛分公司的业务审批处理，通过自定义功能定制出符合公司业务需求的流程，可以实现公司收发文，各种申请、审批等工作。解决企业传统手工审批效率低下、人为操控因素多的问题，规范了公司的业务审批流程，极大提高了企业的办公效率。
3.3.2行政资源管理
行政资源管理实现对技术中心、五菱联发的各种行政资源（包括图书、办公用品、会议室、车辆以及固定资产等）的综合管理。一方面通过对资源进行科学合理的分类，实现资源信息状态的高效查询与统计分析；另一方面通过规范化的管理，提高了企业资源的利用率，对资源进行有效的调配。解决了使用OA前技术中心借助WLTC系统对资源的静态管理模式；也解决了五菱联发公司人工管理导致资源信息分散的弊端。
3.3.3知识文档管理
知识文档模块提供知识、资料管理的框架，是综合公司制度、企业营运、销售合同、工作资料及其他辅助决策信息情报的信息管理模块，提供了公司人员学习、分享、创新的资料信息库。将企业的知识整合在同一个协同环境中，形成企业知识的积累、利用、分享、创新的动态成长过程。更为重要的是，知识文档模块具有文档版本控制、文档编号提取功能，同时通过与工作流程管理有机的结合，将审批文件直接导入知识文档模块进行存储、版本控制的管理，代替了五菱集团以往手工审批的文件录入信息系统，作为历史数据进行存储、管理的传统方式。
3.3.4企业档案管理
企业档案管理是基于文件式档案管理规则，参照《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》、《归档文件整理规则》、《机关档案工作业务建设规范》等法规性文件而设计的。支持文档模块与档案模块、流程模块与档案模块的无缝结合，五菱集团档案管理员利用该功能模块实现档案的登记，检索，统计、销毁等管理；最终实现企业档案管理的计算机化。
3.3.5会议中心管理
会议中心管理是一个专门为召开各类型会议而设计的会议事项统筹管理平台。全面考虑会议可能涉及的细节，实现对会议时间、地点、人物的全方位管理。与会人员的自动邀请；设备资源的充分利用；会议纪要的高效传递。解决了传统人工逐个通知的烦琐细节。进一步完善了五菱内部的议事和决策机制。
3.3.6个人办公管理
个人办公管理集成计划日程、工作委托、名片通讯、电子贺卡、万年历、工作留言、电子便签等个人办公事务管理的功能。五菱员工通过这些功能，快速建立个人的计划日程、事务备忘录，对工作做出合理的安排；建立个人、公共通讯录，随时了解朋友、客户的联系信息；员工出差或休假时，可将本人的工作任务委托他人处理；电子贺卡功能为过生日的员工发送生日贺卡、温馨祝福，节日期间（比如五一、十一、春节等节日）给全体员工发送节日贺词。给员工制造轻松愉快氛围、具人文关怀气息的工作环境。
3.3.7信息发布平台
信息发布平台包括通知公告、新闻发布、电子邮件、电子论坛、RSS新闻订阅等模块，是一个传播、收集、处理信息的平台。在五菱搭建一个快捷发布、高速传递、实时接受的信息发布平台，解决了传统电话、传真的沟通费用高、传递不同步、沟通记录无法积累检索等问题。
3.3.8综合数据管理
综合决策管理模块是一个对公文、资料、档案、资源、业务流程等数据进行统计，多视角透视、多层次分析的系统数据平台。该模块不仅可以处理OA系统的相关数据，还可以通过调用外部数据源的集成接口，将其他业务系统的数据导入、处理，企业所有的数据最终通过OA系统平台反映到领导以及决策层的桌面上，从而达到辅助决策以及管理、监控的目的。解决了原来技术中心、五菱联发公司、其他区域分公司人员给领导决策递交报表时，对各个系统海量数据进行整理、核对、分析、汇总等繁琐工作，降低了整合企业资源的成本。
3.4功能搭建
根据制定的实施计划，分阶段搭建出各个相应的功能模块。以下为项目实施分阶段的简述：
Ø 第一阶段实施工作：工作流程管理，该模块包括技术中心所有工作流程审批、五菱联发公司总经办以及不跨越公司级别的工作流程审批；
Ø 第二阶段实施工作：知识文档管理和企业档案管理，通过与第一阶段实施的工作流程管理相结合，将工作流程的数据直接流向知识文档管理，很好的整合了这些信息数据；
Ø 第三阶段实施工作：行政资源管理、个人办公管理、信息发布平台和综合数据管理，这一阶段的工作将OA系统的应用拓展到每个部门，真正体现了平台的价值。
3.5项目培训
针对五菱员工计算机应用水平普遍不高、对网络审批方式有抵触情绪，五菱部分领导对网络审批的安全性、保密性以及有效性持怀疑等一系列问题，在项目实施与系统试运行阶段，中远景派出项目组资深人员及公司培训师到现场，组织进行了多次、多层面的专业培训。保证五菱集团办公自动化系统顺利实施和稳定运行，帮助用户更好的使用系统，并将系统资源最大发挥和利用。
Ø 系统管理员培训
Ø 系统应用层培训
Ø 领导管理层培训
Ø 程序开发员培训
3.6系统上线
五菱集团办公自动化系统于2006年11月1日开始试运行，在试运行期间，项目组通过多方面的推广、现场指导，以及调试、测试、完善并改进应用系统，经过一个月的共同努力，办公自动化系统于2006年12月1日在技术中心、五菱联发公司及青岛分公司正式上线。
四、应用效果
自系统上线以来，OA系统涉及到每个员工日常工作，很大程度改变了员工的工作方式，极大地提高了企业信息化水平和工作效率。使用户感受到了办公自动化系统带来的轻松、方便和高效率。其应用效果主要体现在以下几方面：
提高员工信息系统应用水平：在OA系统的实施及试运行期间，项目小组通过多次专业的培训及现场指导等工作，提高了员工对系统地应用水平。
提高工作效率：运用OA的工作流程审批，同样的审批工作只需在区域工厂的办公室录入操作，通过工作流流转到相关业务或职能部门去审批，过程只需要1个小时左右；网络审批功能将员工从繁琐、耗时、重复性的工作中解脱出来，提高了员工的工作效率。
规范企业工作流程：在五集团建立起一套紧密、协调、可靠、简单的办公管理机制，责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，可避免杜绝推脱、扯皮现象。通过梳理和优化企业业务流程，使集团办公流程变得规范、有序、更为透明化。
增强办公协同的氛围及效率：五菱集团员工通过FIOA信息发布平台，可以快捷发送文件、通知和留言，在第一时间知道公司的最新动态和政策，将意见和建议直接反馈到最高领导层，实现高效协作办公。
降低了资源整合成本：将图书管理、文档管理、资源管理、固定资产管理等模块，全部迁移到FIOA系统，结合工作流管理模块，将所有内部的数据信息均整合到FIOA平台上，避免管理人员使用多个信息系统来维护这些数据，降低了企业内部信息资源的整合成本。
提高科学决策效率：通过FIOA综合数据管理，整合各个子公司分散的信息数据，提取其他信息系统的数据，将所有的信息数据进行分析、处理，形成各种报表；五菱集团领导层随时掌握子公司经营状况，随时获取子公司各个方面准确完整的数据，为集团领导的决策提供强有力的支持，提高决策的科学性及效率，提高集团应变能力和市场竞争能力。
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