あなたはビジネスマナーの知識、どのくらい自信がありますか？
「なんだかいろいろルールがあって難しそう…」と思いがちですが、一度コツを掴めばカンタン。それに普段の生活にも応用できることがたくさんあります。職場の花を目指してビジネスマナーをおさらいしてみましょう！
Lesson1 電話の対応マナー
ぞんざいな話し方をしてしまうと、それだけで会社のイメージダウンに繋がります。
きちんとした対応を心掛けましょう。
１ 受け方
ベルが鳴ったら、３コール以内で出るようにしましょう。取り遅れたら、「お待たせしました」と詫びます。まずは「はい、○○会社○○課でございます」と名乗ること。「もしもし」という必要はありません。
相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」と言いましょう。相手の社名や名前がよく聞き取れなかった場合、もう一度、聞き返すこと。決してあいまいなままに終わらせてはいけません。
電話の内容はメモをとります。聞き間違いがないように、用件は復唱する習慣をつけましょう。電話は相手が切ってから、切ること。こちらから切るのは失礼にあたります。
２ 取り次ぎ方
取り次ぐ相手が席を外している場合、出ることができない理由、外出しているのであれば、帰社時刻などを伝えます。
そして、相手の会社名や名前、電話番号を聞き、相手それともこちらから電話をするのかを確認します。内容はメモにとり、机の上に置いておきます。
３ かけ方
名乗った後、誰に取り次いで欲しいのかを伝えましょう。本人に代われば、もう一度、名乗って「いつもお世話になっております」と言います。相手が忙しいときかもしれません。話をする時間があるのかどうかを聞きます。用件は簡潔に。電話をかける前に、何を伝えたいのかを整理しておくと良いでしょう。もしも相手が不在の場合、相手それともこちらから電話をするのかを確認します。そのとき、電話を取った相手の名前を聞いておくこと。
４ 苦情の受け方
苦情電話は面倒に思わず、チャンスだと考えましょう。誠意のある受け答えをすることで、相手の心を掴むことができます。まずは謝り、相手が何を怒っているのかを聞くようにしましょう。話を遮ってはいけません。相手が悪いのではないかと疑うようなそぶりをは厳禁。
最後に苦情を言ってくれたことに対して「ありかどうございました」とお礼を言うようにしましょう。
Lesson 02 お茶のマナー
お茶にはリラックス効果があります。
たった１杯のお茶のおかげで、その場の雰囲気ががらりと良くなり、仕事上でプラスに働くこともあるのです。
１ 用意
人数分の茶碗と茶托、急須、お盆、ふきんを用意します。汚れや傷のあるものは厳禁です。ふきんはお茶をこばしたときの備えです。
２ 入れ方
おいしく飲んでもらうために、前もって茶碗と急須を温め、きちんと人数分のお茶の葉を計っておくようにしましょう。茶さじ１杯で３人分が目安です。煎茶の適温は80度前後。ほうじ茶は沸騰したお湯を注ぎます。お茶の葉から味が出てくるまでには、20から30秒ぐらいかかります。お茶の量は７～８分目まで。
３ 入・退室
お盆は胸の辺りで持って運びます。部屋のドアをノックして、入室。その後、来客に挨拶をします。その後、サイドテーブル又は机の下手にお盆を置き、お茶を配ります。お茶を出すときは、「どうぞ」と言うように。退室するときはドアの辺りで頭を下げてから。
４ 順番
お茶を出すにも順番があります。まずは来客から。その後、社内の人間に。同じ来客でも、役職の上の人からお茶を出していきます。一緒にお茶菓子も出すのであれば、お茶菓子、お茶の順です。
５ 位置
もしも机に書類などが置いてある場合は、お茶を置くスペースをつくるために移動しても良いかどうかを尋ねるようにしましょう。断りもなく、触ってはいけません。置く位置は相手から見て左にお茶菓子、右にお茶が基本です。
Lesson 03立食パーティーのマナー
立食パーティーでは、飲食よりもいろんな人と親睦を深めることに重点をおきましょう。
１ 取る順番
立食パーティーでは、各自で料理を取っていきます。そのとき、コース料理と同じように前菜、魚料理、肉料理、デザートの順に取っていくのがベストです。
２ 取る分量
料理を取るときは皿の端から。取り散らかしてはいけません。食べられる分だけ取るようにしましょう（一度、取ったものは戻さないこと）。食べ切れずに残してしまうのは厳禁です。また、取る種類も多すぎないように。１皿につき３種類までと考えておきましょう。
３ 食べ方
食べるときは、料理を盛っているテーブルから離れたところで。また、誰かがスピーチしている最中は食べないように気をつけましょう。
４ 飲み方
近くにいる人のグラスが空になっているからと言って、お酌をする必要はありません。料理と同じく、飲み物も自分で注ぐのが基本です。また、緊張しているからといって、アルコールを飲み過ぎないように。
５ 下げ方
空になった皿やグラスはサービススタッフに渡すようにしましょう。もしも周りにいなければ、小テーブルの上に置いておくと良いでしょう。
６ 交流
立食パーティーはいろんな人との交流をはかる場です。顔見知り同士で固まったり、１人で黙って食べていてはいけません。恥ずかしがらず、自分からどんどん話しかけていきましょう。
Lesson 04名刺交換のマナー
名刺はあなた自身を表すもの。人と会うとき、名刺を切らさないように気をつけて下さい。そして、常にきれいなものを用意しておくようにしましょう。
１ 姿勢
座ったままで、名刺を交換しないこと。渡す側も受け取る側も必ず立つようにして下さい。また、机などを挟んでいる場合は、一歩前に出て、間に何もない状態にしてから渡すようにしまょう。
２ 順番
役職の低い人、訪問者から名刺を渡します。渡す相手が複数いる場合、役職の高い人から順に。
３ 渡し方
名刺を渡すときはおじぎをしながら、会社名、所属名、名前を名乗ります。名刺の向きは相手から見て正面に。
４ 受け取り方
おじぎをしながら、両手で名刺を受け取りましょう。もしも会社名や名前の読み方が分からない場合、その場で相手に聞くこと。分からないままにしておくことは、相手に対して失礼です。受け取った名刺はすぐにしまわずに、相手と話している間、机の上に置いておきましょう。
５ 保管
受け取った名刺はそのままにせず、裏に日付や用件などをメモしておくと良いでしょう。後で思い出すときに役立ちます。
６ 注意
名刺を切らしてしまった場合、相手に詫びてから、会社名、所属名、名前を名乗ります。そして、相手の名刺を受け取りましょう。次に会ったときは何も言われなくても名刺を渡すように。パーティーやプレゼンテーションの場には多めに持っていくようにしましょう。また、専用の名刺入れを持つのも良いでしょう。そうすれば、慌てて名刺を探すこともなく、スムーズにやりとりすることができます。
Lesson5 自己紹介のマナー
自己紹介は緊張するものです。でも、ちょっとしたことに気をつければ、案外簡単なもの。肩の力を抜いて、好印象を持たれるようにして下さい。
１ 最初
まずはおじぎをします。そのとき、背中を丸めないこと。背筋をピンと伸ばして、腰から頭を下げるようにして下さい。
２ 名前
次に名前を名乗ります。但し、「山田です」と名字だけ言うのはいけません。必ず「山田花子です」とフルネームを言うようにして下さい。
もしも名前に難しい漢字が使われている又は２通りの読み方があるのであれば、きちんと説明するようにして下さい。
３ 出身地・趣味
名前を言った後は、「出身地は山形県です。趣味は音楽鑑賞です」と出身地や趣味などを話します。社内の人間があなたに話しかけやすくなるでしょう。但し、趣味については、マニアックなものは避けて下さい。当たり障りのないものにした方が良いでしょう。
４ 最後
締めくくりには「よろしくお願いいたします」と言い、おじぎをするようにしましょう。
５ その他
自己紹介をするときは、明るくはっきりとした声でするようにしましょう。ボソボソとした小さな声では、周りからマイナスの印象を抱かれかねません。また、話すときはダラダラとせず、簡潔に終わらせるようにして下さい。
「なんだかいろいろルールがあって難しそう…」と思いがちですが、一度コツを掴めばカンタン。それに普段の生活にも応用できることがたくさんあります。職場の花を目指してビジネスマナーをおさらいしてみましょう！
Lesson1 電話の対応マナー
ぞんざいな話し方をしてしまうと、それだけで会社のイメージダウンに繋がります。
きちんとした対応を心掛けましょう。
１ 受け方
ベルが鳴ったら、３コール以内で出るようにしましょう。取り遅れたら、「お待たせしました」と詫びます。まずは「はい、○○会社○○課でございます」と名乗ること。「もしもし」という必要はありません。
相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」と言いましょう。相手の社名や名前がよく聞き取れなかった場合、もう一度、聞き返すこと。決してあいまいなままに終わらせてはいけません。
電話の内容はメモをとります。聞き間違いがないように、用件は復唱する習慣をつけましょう。電話は相手が切ってから、切ること。こちらから切るのは失礼にあたります。
２ 取り次ぎ方
取り次ぐ相手が席を外している場合、出ることができない理由、外出しているのであれば、帰社時刻などを伝えます。
そして、相手の会社名や名前、電話番号を聞き、相手それともこちらから電話をするのかを確認します。内容はメモにとり、机の上に置いておきます。
３ かけ方
名乗った後、誰に取り次いで欲しいのかを伝えましょう。本人に代われば、もう一度、名乗って「いつもお世話になっております」と言います。相手が忙しいときかもしれません。話をする時間があるのかどうかを聞きます。用件は簡潔に。電話をかける前に、何を伝えたいのかを整理しておくと良いでしょう。もしも相手が不在の場合、相手それともこちらから電話をするのかを確認します。そのとき、電話を取った相手の名前を聞いておくこと。
４ 苦情の受け方
苦情電話は面倒に思わず、チャンスだと考えましょう。誠意のある受け答えをすることで、相手の心を掴むことができます。まずは謝り、相手が何を怒っているのかを聞くようにしましょう。話を遮ってはいけません。相手が悪いのではないかと疑うようなそぶりをは厳禁。
最後に苦情を言ってくれたことに対して「ありかどうございました」とお礼を言うようにしましょう。
Lesson 02 お茶のマナー
お茶にはリラックス効果があります。
たった１杯のお茶のおかげで、その場の雰囲気ががらりと良くなり、仕事上でプラスに働くこともあるのです。
１ 用意
人数分の茶碗と茶托、急須、お盆、ふきんを用意します。汚れや傷のあるものは厳禁です。ふきんはお茶をこばしたときの備えです。
２ 入れ方
おいしく飲んでもらうために、前もって茶碗と急須を温め、きちんと人数分のお茶の葉を計っておくようにしましょう。茶さじ１杯で３人分が目安です。煎茶の適温は80度前後。ほうじ茶は沸騰したお湯を注ぎます。お茶の葉から味が出てくるまでには、20から30秒ぐらいかかります。お茶の量は７～８分目まで。
３ 入・退室
お盆は胸の辺りで持って運びます。部屋のドアをノックして、入室。その後、来客に挨拶をします。その後、サイドテーブル又は机の下手にお盆を置き、お茶を配ります。お茶を出すときは、「どうぞ」と言うように。退室するときはドアの辺りで頭を下げてから。
４ 順番
お茶を出すにも順番があります。まずは来客から。その後、社内の人間に。同じ来客でも、役職の上の人からお茶を出していきます。一緒にお茶菓子も出すのであれば、お茶菓子、お茶の順です。
５ 位置
もしも机に書類などが置いてある場合は、お茶を置くスペースをつくるために移動しても良いかどうかを尋ねるようにしましょう。断りもなく、触ってはいけません。置く位置は相手から見て左にお茶菓子、右にお茶が基本です。
Lesson 03立食パーティーのマナー
立食パーティーでは、飲食よりもいろんな人と親睦を深めることに重点をおきましょう。
１ 取る順番
立食パーティーでは、各自で料理を取っていきます。そのとき、コース料理と同じように前菜、魚料理、肉料理、デザートの順に取っていくのがベストです。
２ 取る分量
料理を取るときは皿の端から。取り散らかしてはいけません。食べられる分だけ取るようにしましょう（一度、取ったものは戻さないこと）。食べ切れずに残してしまうのは厳禁です。また、取る種類も多すぎないように。１皿につき３種類までと考えておきましょう。
３ 食べ方
食べるときは、料理を盛っているテーブルから離れたところで。また、誰かがスピーチしている最中は食べないように気をつけましょう。
４ 飲み方
近くにいる人のグラスが空になっているからと言って、お酌をする必要はありません。料理と同じく、飲み物も自分で注ぐのが基本です。また、緊張しているからといって、アルコールを飲み過ぎないように。
５ 下げ方
空になった皿やグラスはサービススタッフに渡すようにしましょう。もしも周りにいなければ、小テーブルの上に置いておくと良いでしょう。
６ 交流
立食パーティーはいろんな人との交流をはかる場です。顔見知り同士で固まったり、１人で黙って食べていてはいけません。恥ずかしがらず、自分からどんどん話しかけていきましょう。
Lesson 04名刺交換のマナー
名刺はあなた自身を表すもの。人と会うとき、名刺を切らさないように気をつけて下さい。そして、常にきれいなものを用意しておくようにしましょう。
１ 姿勢
座ったままで、名刺を交換しないこと。渡す側も受け取る側も必ず立つようにして下さい。また、机などを挟んでいる場合は、一歩前に出て、間に何もない状態にしてから渡すようにしまょう。
２ 順番
役職の低い人、訪問者から名刺を渡します。渡す相手が複数いる場合、役職の高い人から順に。
３ 渡し方
名刺を渡すときはおじぎをしながら、会社名、所属名、名前を名乗ります。名刺の向きは相手から見て正面に。
４ 受け取り方
おじぎをしながら、両手で名刺を受け取りましょう。もしも会社名や名前の読み方が分からない場合、その場で相手に聞くこと。分からないままにしておくことは、相手に対して失礼です。受け取った名刺はすぐにしまわずに、相手と話している間、机の上に置いておきましょう。
５ 保管
受け取った名刺はそのままにせず、裏に日付や用件などをメモしておくと良いでしょう。後で思い出すときに役立ちます。
６ 注意
名刺を切らしてしまった場合、相手に詫びてから、会社名、所属名、名前を名乗ります。そして、相手の名刺を受け取りましょう。次に会ったときは何も言われなくても名刺を渡すように。パーティーやプレゼンテーションの場には多めに持っていくようにしましょう。また、専用の名刺入れを持つのも良いでしょう。そうすれば、慌てて名刺を探すこともなく、スムーズにやりとりすることができます。
Lesson5 自己紹介のマナー
自己紹介は緊張するものです。でも、ちょっとしたことに気をつければ、案外簡単なもの。肩の力を抜いて、好印象を持たれるようにして下さい。
１ 最初
まずはおじぎをします。そのとき、背中を丸めないこと。背筋をピンと伸ばして、腰から頭を下げるようにして下さい。
２ 名前
次に名前を名乗ります。但し、「山田です」と名字だけ言うのはいけません。必ず「山田花子です」とフルネームを言うようにして下さい。
もしも名前に難しい漢字が使われている又は２通りの読み方があるのであれば、きちんと説明するようにして下さい。
３ 出身地・趣味
名前を言った後は、「出身地は山形県です。趣味は音楽鑑賞です」と出身地や趣味などを話します。社内の人間があなたに話しかけやすくなるでしょう。但し、趣味については、マニアックなものは避けて下さい。当たり障りのないものにした方が良いでしょう。
４ 最後
締めくくりには「よろしくお願いいたします」と言い、おじぎをするようにしましょう。
５ その他
自己紹介をするときは、明るくはっきりとした声でするようにしましょう。ボソボソとした小さな声では、周りからマイナスの印象を抱かれかねません。また、話すときはダラダラとせず、簡潔に終わらせるようにして下さい。
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